Codice di condotta

1.    Premessa

Questa policy descrive il modo in cui Bayview Italia Srl (di seguito “Bayview” o la “Società”) gestisce la materia in oggetto. Questa policy è solo una linea guida. Possono verificarsi circostanze in cui sarà necessario adottare altre misure non previste specificatamente in questo documento. Ci riserviamo il diritto di farlo a nostra discrezione.

 

2.    Dichiarazione dei Principi Etici

In Bayview Italia Srl ci impegniamo a perseguire i più alti standard di business e condotta personale. Questo documento chiarisce le responsabilità che Bayview, i suoi dipendenti, collaboratori e, in generale, tutti coloro che instaurano con la società rapporti, diretti o indiretti, in maniera stabile o temporanea, o comunque operino per perseguire gli obiettivi della società (indicati di seguito come “Destinatari”) hanno, reciprocamente, con i nostri clienti, fornitori, partner e con la comunità. In questo documento non troverete tutte le regole organizzative, la politica o gli standard della Società. Troverete, tuttavia, i valori e i principi fondamentali cui Bayview ha scelto di aderire e che ha scelto di applicare. Bayview rispetta i più alti standard etici nello svolgimento della propria attività. Tutti i Destinatari di questo Codice di Condotta sono tenuti ad agire di conseguenza, secondo i nostri principi etici.

I Destinatari sono incoraggiati a porre domande o sollevare dubbi circa il comportamento da tenere sul posto di lavoro. Molte azioni scorrette, infatti, sono commesse non a causa di cattiva condotta o intenzioni disoneste, ma perché qualcuno non ha avuto la corretta informazione, non ha compreso le informazioni in suo possesso, o ha agito in maniera superficiale “solo perché le cose andavano fatte”. Ogni Destinatario che, in buona fede, cerchi consigli, sollevi dubbi o segnali comportamenti scorretti, sta facendo la cosa giusta.

 

3.    Condotta Etica

Ogni organizzazione dipende dalla sua buona reputazione per avere successo. Bayview si basa sui Destinatari e sui suoi partner commerciali per compiere la propria attività in maniera corretta, per mantenere il proprio buon nome. Tutti i Destinatari di questo Codice di Condotta devono occuparsi personalmente di far rispettare il buon nome della Società nei seguenti modi:

•    Comprendere il corretto comportamento da tenere sul posto di lavoro. Ciò significa che ogni Destinatario deve:

  • Essere consapevole dei valori, delle politiche, delle procedure e dei requisiti legali dell'organizzazione che guidano la sua attività. Se uno dei Destinatari non ne è a conoscenza, deve informarsi prima di agire.
  • Rispettare i clienti e la legge sul posto di lavoro.
  • Comportarsi in modo lecito e rispettoso quando compie attività per conto della Società.

•    Mettere in dubbio e/o denunciare le attività che sembrano violare i valori aziendali o la legge. In aggiunta a ciò, ogni Destinatario deve:

  • Porre domande, sollevare dubbi e segnalare comportamenti da parte degli altri Destinatari, appaltatori, fornitori o clienti che sembrano violare i valori aziendali o la legge.

Nel compiere attività per conto della Società tutti i Destinatari sono tenuti ad adottare un comportamento che rifletta il buon senso e si basi su principi etici elevati. L'integrità personale non si limita alle azioni individuali, ma comprende anche la responsabilità di assicurare provvedimenti per correggere irregolarità da parte di altri soggetti, siano essi Destinatari, colleghi o autorità di vigilanza.

Ciascun manager, funzionario e Destinatario ha il dovere, verso la Società, di agire con integrità. L'integrità richiede, tra le altre cose, l’etica. Ciò include la gestione morale dei conflitti, reali o apparenti, di interesse tra relazioni personali e professionali.

Ciascun dirigente, funzionario e Destinatario deve:

  • Agire con integrità, e ciò significa tenere un comportamento etico pur mantenendo la riservatezza delle informazioni ove richiesto, o nel caso in cui ciò sia coerente con le politiche della Società.
  • Osservare sia i requisiti formali sia la ratio delle leggi, delle normative nazionali vigenti, dei regolamenti e dei principi contabili. Seguire un elevato standard di etica aziendale.
  • Non accettare vantaggi materiali, sconvenienti o segreti, di tipo personale da parte di terzi a seguito di qualsiasi operazione o transazione della Società.

Il rispetto di tale condotta etica è responsabilità di ciascun Destinatario di Bayview. Di conseguenza, se un Destinatario è a conoscenza di, o riceve informazioni e prove che un altro Destinatario è o è stato impegnato in attività illegali o illecite, o comportamenti che violino la politica aziendale nello svolgimento del suo lavoro, ha l’obbligo di rivelare tali informazioni. Ogni Destinatario deve presentare le informazioni e le prove alla Direzione o al Dipartimento di Risorse Umane, in conformità con la Politica Aziendale “Open Door”.

 

4.    Deontologia e Ritorsioni

Ai Destinatari è assicurato che ogni informazione rivelata precisamente e accuratamente non pregiudicherà la loro posizione né porterà ripercussioni o punizioni.

 

5.    Conflitto di interessi

Il “conflitto d’interessi” si verifica quando l'interesse personale di un individuo interferisce o sembra interferire con gli interessi della Società. Il principio di base riguardo ai conflitti d’interesse è che i Destinatari devono evitare qualsiasi attività, investimento o interesse che potrebbe avere riflessi negativi sull’integrità o il buon nome di essi o della Società. I Destinatari non devono svolgere alcuna attività dannosa per la Società, che precluda alla stessa un beneficio legittimo, o che avvantaggi in maniera illecita un Destinatario e/o uno dei suoi familiari, amici, o altre imprese.

Il conflitto d’interessi può consistere, tra l’altro, nell’assumere obblighi o nell’intrattenere rapporti con persone o organizzazioni che siano in concorrenza o facciano affari con la Società, o qualsiasi altro impegno che possa influenzare il giudizio o le prestazioni di un Destinatario nello svolgimento delle sue attività in favore della Società. Il conflitto d’interessi può sorgere quando un Destinatario trae beneficio, o addirittura sembri beneficiare personalmente, da qualsiasi accordo commerciale della Società. L'apparenza di un conflitto d’interessi può risultare tanto dannosa quanto l’effettiva esistenza del conflitto d’interessi.

I supervisori o manager che rilevino l'esistenza di un conflitto d’interessi non devono tentare di risolverlo o di far in modo che i beneficiari esterni non pregiudichino la reputazione della Società; devono limitarsi a comunicare, in maniera completa, tutti i fatti, le circostanze, le relazioni e le transazioni al Dipartimento di Risorse Umane.

Le seguenti situazioni rappresentano alcuni esempi di potenziale conflitto d’interessi:

  • Se vi sono interessi o altri tipi di relazione tra un Destinatario e un fornitore, o un cliente o un concorrente (compresi investimenti, prestiti ricevuti o concessi, o qualsiasi altro tipo di rapporto contrattuale);
  • Se sono stati accettati servizi o ricevuti pagamenti da parte di un fornitore, di cliente, o di un concorrente che rechino un vantaggio, o sembrino recare un vantaggio, al Destinatario;
  • Se un Destinatario, per svolgere la propria mansione, si mette in contatto con un fornitore, o con un cliente, o con un concorrente che impieghi un suo parente o un’altra persona con cui il Destinatario ha un significativo rapporto personale;
  • Se sussiste un rapporto di impiego, o una collaborazione esterna, con un lavoratore di un'organizzazione che sia in concorrenza o faccia affari con la Società (tra cui, casi di lavoro autonomo e fornitura di servizi attraverso, ad esempio, un contratto di consulenza) senza l'approvazione della Direzione.

Tutte le decisioni commerciali prese dai Destinatari devono essere effettuate esclusivamente per perseguire il migliore interesse della Società, senza tener conto degli interessi personali. Dove un conflitto d’interessi reale o potenziale sembra sussistere, il Destinatario deve darne pronta comunicazione al suo manager o al supervisore e al Dipartimento di Risorse Umane. La mancata comunicazione di un conflitto d’interessi effettivo o potenziale può comportare sanzioni disciplinari fino anche al licenziamento.

Le Risorse Umane esamineranno le informazioni e, previa consultazione con la Direzione, ove opportuno, prenderanno una decisione sull'attività, l’interesse o l’investimento a cui ci si riferiscono le informazioni. L’interpretazione di questo Codice di Condotta e la determinazione finale riguardo a potenziali conflitti d’interesse sarà effettuata dal Vice Presidente delle Risorse Umane e dal General Counsel della Società.


 

6. Riservatezza

Nello svolgimento delle attività della Società, i Destinatari spesso vengono in possesso di informazioni riservate o informazioni protette, comprendenti ma non limitate a pianificazioni aziendali, informazioni finanziarie dei clienti, liste di clienti, strategie di marketing della Società, di suoi clienti, fornitori, o partecipanti a joint ventures. I Destinatari dovranno mantenere la riservatezza su tutte le informazioni loro affidate, salvo quando la divulgazione sia autorizzata o obbligatoria per legge. Le informazioni riservate o di proprietà della Società, e di altre società, includono tutte le informazioni non di dominio pubblico che, se divulgate, potrebbero risultare dannose per la società interessata o utili ai concorrenti.